La mejor forma de entender por qué es tan buena idea invertir en digitalizar la gestión documental y organización de archivos de nuestra empresa es comparar el archivo físico con el archivo digital. Hoy dedicamos el post del blog a explicar cuáles son las ventajas de sustituir archivos físicos por archivos digitales.
Las razones para convertir nuestro negocio tradicional en un negocio digital son muchas y muy variadas, pero las más importantes serían las razones económicas y productivas. Por ejemplo:
- Principalmente, el archivo digital permite alojar un gran número de documentos sin necesidad de dedicar mobiliario o espacio extra. Además lo podremos consultar de forma online desde cualquier dispositivo electrónico sin necesidad de acudir al archivo físico.
- Digitalizar la gestión documental y organización de archivos agiliza el trabajo de nuestro personal de administración. Además, elimina las tareas de archivar físicamente, conservar adecuadamente, actualizar o copiar documentación en papel, etc. Esta forma de trabajar no solo es más eficiente, también es más económica para la empresa ya que no necesita contar con tanto personal de archivo o dedicar el talento de esos administrativos en otras tareas más rentables.
- La digitalización de archivos permite que diferentes personas y departamentos trabajen de forma colaborativa y segura sobre la misma documentación. Ese trabajo colaborativo y, si se quiere, de forma online agiliza los plazos de los proyectos, mejora los resultados, permite un análisis posterior más rápido y eficiente, acorta los tiempos de realización de los proyectos y, así, el pago de las facturas, etc.
Teniendo en cuenta las ventajas de transformar nuestro negocio, antes de abordar la migración digital consulta con una empresa asesora experta en este tipo de procesos. Este paso es fundamental para garantizar que el proceso de digitalización documental se lleva a cabo de la forma más adecuada para las necesidades de la empresa. Explica bien a tu equipo humano cómo se llevará a cabo el proceso de digitalización de la gestión documental. La actitud positiva y la colaboración de todos los miembros de la empresa es fundamental para el éxito de esta migración digital.