¿Has oído hablar de los gastos de representación?
Cuando hablamos de gastos de representación de un autónomo, no nos referimos al pago por tener un manager o un representante. Los gastos de representación se incluyen en ese tipo de gastos que haces cuando vas a un lugar en nombre de la empresa y la representas.
Gastos de Representación y Relaciones Publicas
Los gastos de representación son aquellos gastos que hace el trabajador por cuenta propia derivados de representar al negocio en un lugar o actividad concreto.
Son gastos que deben tener la intención de potenciar comercialmente el negocio. Lo que llamaríamos gastos en relaciones públicas. Normalmente, estos gastos suelen ir ligados a los gastos de viaje o desplazamiento.
Es importante distinguirlos a la hora de deducirlos porque la ley los considera gastos diferenciados con sus propias características.
Ejemplos:
- Comidas o cenas con clientes
- Los gastos que genera una reunión con proveedores o comerciales
- Las inscripciones a cursos, jornadas, conferencias o talleres
- Los regalos de empresa, así como las entradas a espectáculos
Cuáles no son gastos de representación
Los gastos derivados de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades no se consideran gastos de representación. Tampoco se consideran como tal las multas, las sanciones penales o administrativas, los recargos del periodo ejecutivo o el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo.
Deducibilidad
La Agencia Tributaria establece que para el autónomo son deducibles los gastos de representación siempre que cumplan unos requisitos básicos.
- Tener factura de ese gasto y que esta cumpla las pautas establecidas por la AEAT. No es suficiente con una factura simplificada ni un ticket. Es necesario desglosar la base imponible, el tipo de IVA aplicado y el importe del IVA en el documento.
- El gasto debe aparecer registrado en tu libro registro de facturas expedidas o de ingresos.
- Para deducir el IRPF debes estar en régimen de estimación directa, si eres un autónomo por módulos, no puedes deducirte este impuesto.
Estos requisitos son comunes a prácticamente todos los gastos deducibles. Pero, la AEAT establece una condición adicional para los gastos de representación: El total de los gastos de representación no puede suponer más del 1 % de los ingresos netos del negocio del autónomo.
El IVA puede recuperarse, pero la normativa es un poco estricta. Es imprescindible que los conceptos estén vinculados a la actividad económica desarrollada por la empresa o por el trabajador. Además, si el importe es demasiado elevado no suele admitirse. Será necesario contar con la factura original completa.
Alrededor del 10% de los gastos de representación se quedan sin desgravar el IVA. Esto se debe a que muchas empresas no cumplen con los requisitos que considera la Agencia Tributaria como imprescindibles o porque desconocen la cantidad que gasta cada proveedor.